1999 소호특강 : 사이버시대의 인프라 "그룹웨어"

사이버 시대........!

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~메타버스 시대...?
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사이버시대의 인프라 "그룹웨어"
     -- 『기업나라』 정보화가이드 1998년 6월호 [박승원]
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지식경영이란 기업의 데이터베이스뿐만 아니라 구성원 개개인의 지식이나 노하우를 체계화하여 조직의 보편적 지식으로 공유케 함으로써 확대재생산을 통해 기업의 가치를 극대화하는 방식이다. 여기서 중요한 것은 보편적 지식의 공유인데, 대표적인 것이 그룹웨어이다. 다시 말해서 컴퓨터 네트워크를 통해 새로운 공동작업단위가 형성되고, 그로부터 그룹의 생산성이 중요한 비중을 차지하게 되었는데, 이러한 생산성을 향상시키기 위해 디자인된 소프트웨어가 그룹웨어이다.
그룹웨어의 특징

① 정보의 배분 및 공유를 위한 도구

그룹웨어는 단지 대량의 정보를 정형적으로 처리하는 도구가 아니라, 그룹 내에 정보를 효율적 으로 배분함으로써 공유하게 하는 도구이다. 그룹웨어는 외부로부터 입수된 정보와 조직내의 정 보, 예를 들면 개개의 구성원이 보유하고 있는 노하우 등을 효율적으로 배분.공유하는 것으로서, 그룹의 생산성 향상에 유용한 도구이다. 단지 데이터의 처리와 보관을 위한 도구가 아니라 정보의 분석 또는 판별능력을 높이기 위한 전략적인 도구라고도 할 수 있다.

② 커뮤니케이션의 도구

그룹웨어는 구성원간 커뮤니케이션을 효율적 또는 전략적으로 행하기 위한 도구이다. 이를 위해 효율적인 커뮤니케이션이 가능하도록 화면과 사용자 인터페이스의 사양 등으로부터 데이터의 구 조, 그리고 배분과 공유의 메커니즘에 이르기까지의 다양한 발전이 이루어지고 있다. 또한 각 구 성원간 커뮤니케이션의 갭(gap), 즉 시차와 거리, 지역차 또는 조직.그룹의 한계를 뛰어넘어 원활 한 커뮤니케이션이 가능하도록 기술의 진보가 빠르게 이루어지고 있다.

③ 새로운 작업단위를 창조하는 도구

그룹웨어를 통해 종래의 통신매체에서는 시간적.지리적으로 불가능했던 새로운 공동체가 실현될 수 있다. 즉 시공간 또는 회사와 조직 등의 구별을 넘어서, 가상의 업무환경과 작업그룹을 형성할 수 있다. 네트워크상에 '가상의 근무공간' 또는 '가상화된 팀웍'을 창조하는 일이 가능하게 된다. 그룹웨어에 의해 창조된 근무공간 또는 근무팀은 종래와는 다른 새로운 아이디어와 발상의 전환 등의 성과를 가져오고 있다.

그룹웨어와 조직의 변화

요즘 신문에는 기업의 전자메일 도입에 관한 기사가 자주 실린다. '전자메일을 활용하지 않는 기업은 살아남을 수 없다'고 하는 잡지기사도 등장했고, 전자메일의 도입이 기업의 선점도를 나타 내는 지표처럼 되고 있다. 이러한 동향은 기업의 최고경영자가 읽는 잡지에도 실리게 되어, 사원 으로부터 직접 전송되어 온 전자메일을 읽는 기업의 최고경영자의 모습이 사진과 함께 소개되기 도 한다.

이러한 전자메일을 시발로 하여 기업내의 정보혁신을 지지하고 있는 비책이 그룹웨어이다. 말하 자면 'LAN상에서 공동작업을 진행하기 위한 소프트웨어'로서 언제, 어느 곳에서, 누구든 업무를 수행할 수 있다. 미국에서는 이미 5천만 명이 넘어선 재택근무자 가운데 3천만 명은 혼자서 네트워크에 연결되 어 업무를 진행하고 있는 상황이다. 그룹웨어는 네트워크를 통해 업무를 수행하도록 하는 사이버 시대의 인프라이다. 이러한 시스템의 도입이 기업의 존재를 근본적으로 변화시키게 될 것이다. 그 룹웨어의 확산에 따라 다음과 같은 변화를 예상할 수 있다.

① 품의서 문화가 부정된다.

그룹웨어의 도입은 정보의 공유화를 촉진한다. 무엇보다도 정보에의 접근이 용이해지며, 더욱이 직위 또는 조직의 범위를 넘어서 정보발신이 가능해진다. 정보는 리얼타임화되며, 직속상관을 넘 어 결재를 받을 수도 있다. 품의서를 작성하여 결재에 시간이 걸리던 종래의 방식으로는 경쟁력을 확보할 수 없게 됨으로써, 조직과 직위의 의미에 근본적으로 문제가 제기되게 된다.

② 직위에 따른 정보의 우위성이 일치되지 않는다.

기존의 조직에 있어서는 직위의 높낮이에 따라 취급하는 정보의 중요도가 비례했던 바, 그것이 바로 권위의 상징이기도 하였다. 이론적으로는 모든 조직구성원이 정보를 공유하게 되고, 최고경 영자에게도 직접 정보가 전달되어 결재가 가능하게 되며, 중간관리자의 존재의의가 없게 되는 등, 조직의 수평화에 의해 이러한 특권은 없어지게 된다. 또한 그 결과 정보의 주요 통로 및 독점현상 도 없어지게 된다.

③ 관리적인 업무가 소멸된다.

사전조정 등 관리형 업무가 소멸됨으로써 경영자 본래의 업무인 의사결정에 대한 능력과 자질 이 문제시된다. 또한 스케줄관리, 회의의 사전준비 등 일상적인 업무는 모두 그룹웨어상에서 처리 됨으로써, 화이트칼라의 직무는 슬림화되고, 보다 창의적인 일에 시간을 할애할 수 있게 된다. 결 과적으로 간접경비가 삭감되고 고객만족의 향상에 기여하게 된다.

④ 조직, 부, 과 등의 경계가 소멸된다.

그룹웨어상에서 정보가 공유된다면, 종래의 직장단위를 넘어선 업무의 조직형태가 가능해진다. 더욱이 기업내뿐만 아니라, 외부와의 네트워크화도 진전되면 기업 내외의 구분도 애매해진다.

⑤ 시간과 공간 등에 대한 물리적 제약이 불필요하게 된다.

언제, 어느 곳, 어떠한 상태에서 일하는가는 별로 의미가 없게 됨으로써 본사빌딩, 지점, 근무시 간, 근무장소 등에 대한 제약이 필요 없게 된다.

⑥ 최고경영자의 의사결정이 보다 중요하게 된다.

조직의 수평화는 결과적으로 최종책임자의 역량을 중요시하게 된다. 주위에서 떠받들어 모시는 '가마형 경영자'는 통용되지 않으며, 전문가형 경영자를 필요로 하게 된다. 현장에서의 하위직에 대한 권한위양에 의해 최고경영자의 신분을 만듦으로서, 고객에 대한 신속한 대응이 가능하게 되 나, 의사결정의 결과에 대한 책임문제가 심각하게 대두된다.

⑦ 기업 대 자신으로부터 네트워크 대 자신의 관계가 된다.

기업충성심 또는 회사인간이라고 하는 언어가 사라지고, 조직 대 자신의 관계는 네트워크와 자 신의 관계로 변모한다. 인사고과의 시스템도 조직, 직장에서의 활동에 대한 네트워크 상에서의 평 가(네트워크상의 동료와 고객으로부터의 평가)가 요점이 된다.

⑧ 계층(hierarchy)에 의존하기보다는 자기책임형으로 이행한다.

가상화가 진전됨에 따라 조직의 계층에 의존하기보다 자기책임형으로 근무형태가 근본적으로 변화하게 된다. 관리시점도 집단의 조화로부터 개성과 자기주장의 조정으로 이행하게 된다. 가능 형의 사람에게는 이로우나, 불가능형의 사람에게는 가시방석과 같은 상태가 도래한다.

정보의 공유화는 자신과 개인의 역량을 외부에 공표해야 하는 의무를 부여받는다. 또한 그룹웨 어에서의 업무에 해당되지 않는 사람, 애초부터 컴퓨터 등에 관심이 없는 사람 등 새로운 기업내 약자를 낳게 됨으로써, 종래의 일용근로자 또는 외국인 근로자가 담당했던 부분으로 전락하는 등 고용상 문제도 제기된다.

이와 같이 종래의 기업경영의 방식 또는 환경에는 근본적인 변화가 있게 될 것이나, 이에 대한 준비가 아직 미흡한 것이 엄연한 현실이다. 또한 리스트럭처링 등 요란한 구호와는 달리, 아직은 구체적인 성과가 없다고 하는 기업도 많다.