1999 소호특강 : 통합시스템으로써의 그룹웨어

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통합시스템으로써의 그룹웨어
     -- 『기업나라』 정보화가이드 1998년 7월호 [박승원]
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그룹웨어는 특정조직내에서 뿐만 아니라 범세계적인 규모를 갖는 하나의 통합시스템(Business Process Reengineering)으로써도 무한한 가능성을 가지고 있다. 이를 위해 대표적인 그룹웨어인 로터스(Lotus)사의 '노츠(Notes)'를 이용한 경영혁신의 예를 보자.
① 세계적인 정보망 구축

우선 검색기능에 의해 대량의 데이터 원천으로부터 원하는 정보를 간단히 찾아낼 수 있다. 또한 배포된 정보 원천의 일부를 노트북 컴퓨터에 복제한 뒤, 필요시 거리와 지역 차에 영향을 받지 않 고 용이하게 검색할 수 있다. 노츠는 이동 중에도 사용이 가능하며, 네트워크에 접속되지 않은 컴 퓨터에 있는 노츠의 데이터베이스와도 정기적으로 자료의 갱신을 수행할 수 있다. 중앙의 기간(基幹) 데이터베이스상의 최신 데이터를 이동체상의 노츠에 반영하는 것도 가능하며, 역으로 이동체 상에 갱신된 최신의 데이터를 중앙의 데이터베이스에 반영할 수도 있다. 거리와 지역 차를 넘어 정보의 배포 또는 통합이 노츠상에서 가능하게 된다.

② 전략적 기획.마케팅

노츠는 기획 또는 마케팅에 유용할 뿐만 아니라, 정보를 전략적으로 관리하는 데에도 효과가 있 다. 예를 들어 자사에 관련된 시장동향의 데이터를 통합관리하거나, 협력회사의 정보를 관리하는 등 종래와는 다른 개념의 정보관리가 가능하게 된다. 어느 정보에 대한 사원 또는 관계자의 지식 등 노하우를 이용, 보다 부가가치가 높은 전략정보 데이터베이스를 구축할 수도 있다.

또한 어느 정보에 대한 이용자의 반응을 효율적으로 흡수해 관리할 수 있다. 즉 제공된 정보에 대한 부가정보 또는 이용자의 반응 등을 파악할 수 있게 됨으로써, 전략적이고 고객만족도가 높은 정보서버를 제공하는 등, 이용자의 반응을 의사결정에 이용할 수도 있다. 예를 들면 통신판매회사는 고객에게 정기적으로 제품목록을 우송한다. 이 회사는 수천 가지나 되는 상품을 갖추고 무한히 넓은 범위의 고객을 타깃으로 하고 있는 바, 각 고객들에 대해 획일적 으로 목록을 보내는 것은 별 의미가 없다. 따라서 각 고객별 과거 데이터를 중앙의 데이터베이스 서버에서 관리하여, 평소 그 고객의 구매성향 또는 기호에 맞는 제품목록을 보내는 것이 효과적이 다. 노츠를 이용한 데이터베이스 마케팅의 예이다.

또 하나 미국의 자동차회사가 노츠의 포맷기능을 이용해 작성한 비주얼 & 인텔리전트(Visual & Intelligent) 제품을 예로 들어보자. 노트북 컴퓨터 상에서 이 비쥬얼 & 인텔리젠트 제품 목록을 열면 제품사진 즉, 자동차의 화면이 나온다. 이 화면을 마우스로 클릭하면 목록상의 자동차가 전 후좌우에서 볼 수 있도록 움직임으로써 시각효과가 매우 높다. 그리고 여러 가지의 옵션을 추가해 볼 수도 있고, 할부시 납입금액 등 다양한 경우에 알맞는 가격이 즉석에서 제시될 수 있다. 상담 이 끝나고 계약서가 작성되면 곧바로 계약서가 인쇄된다. 그 사이 화면상에서 선택한 옵션과 차체 의 색상 등 주문내용은 네트워크에 접속되어 생산공장의 노츠서버에 연결된다.

이처럼 보다 고객만족이 높은 서비스, 주문에서 납품에 이르기까지 보다 빠른 업무진행, 보다 싼 가격 그리고 높은 전략성 등이 요구되는 영업활동에도 이용되고 있다.

③ 기업간(InterCompany) 네트워크

노츠를 이용하여 기업간 네트워크를 구축할 수도 있다. 노츠를 단말기로 사용함으로써, 사용자 가 전혀 다른 컴퓨터 환경 또는 OS와 네트워크의 차이를 의식하지 않고 네트워킹을 할 수 있으 며, LAN 또는 WAN을 완벽하게 실행할 수도 있다. 또한 전혀 다른 관점으로부터 기업의 범위를 넘는 공동작업체를 형성함으로써, 노츠가 기업집단 전체의 경영혁신을 위한 도구가 될 수 있다.

예를 들어, 항공기 제조업의 경우, 고객인 항공회사와 많은 하청부품업체를 네트워크로서 실시 간(리얼타임) 연결하여, 정보의 교환은 물론 항공기의 설계를 행할 수도 있다. 설계단계로부터 고 객의 요구사항을 반영하여 많은 부품업체의 가공원가 등을 조절하면서, 엄청나게 복잡한 전체설계 를 효율적으로 실행할 수 있다.

④ 고객만족의 도구

지금까지 고객에 대한 지원업무는 고객의 전화 질문에 대해 지원부서에서 일일이 대응하는 방 식이 일반적이었다. 이 경우에 담당자는 정보 또는 노하우를 공유하지 않고 개개의 머리 속에서 수많은 질문을 해결하려고 하기 때문에, 질문이 무한한 것으로 간주되었다.

그러나 노츠를 사용해 수 십명의 담당자가 자신이 받은 질문과 그 회담을 데이터베이스에 축적 하게 되면, 고객으로부터의 질문은 그 종류와 내용이 일정수로 한정되며, 일단 정리된 이상은 증 가하지 않는다. 물론 축적된 노츠의 정보 또는 노하우는 각 담당자가 필요시 노츠 화면상에서 간 단히 참고할 수 있기 때문에, 특히 최첨단분야와 같이 고도의 지식과 다양한 질문사항이 예상되는 제품의 지원에는 엄청난 효과를 가져오고 있다.

또한 고객으로부터의 질문, 고충, 클레임 등 축적된 데이터베이스를 그 기업의 최고경영자가 자 신의 책상에서 노츠의 화면상으로 파악할 수도 있다. 고객의 의견 또는 클레임을 자사의 마케팅, 영업, 개발, 제조 등에 활용할 수 있다면, 자사제품의 품질 또는 서비스는 확실히 향상될 것이며, 고객의 입장에서도 자신의 의견이 즉시 반영됨으로써 만족감을 갖게 될 것이다.

⑤ 프로젝트 관리

노츠를 프로젝트 관리에 이용할 수도 있다. 예를 들어, 영업의 현장에서는 수주, 납품, 청구, 입 금 등 일련의 거래를 노츠상에서 일괄하여 관리할 수 있으며, 이러한 각 단계를 고객별, 담당자별, 제품별, 일자별 등으로 분류.표시할 수 있다. 또한 현장의 영업사원이 직면한 긴급한 안건이나 문 제의 내용 등을 관리자가 즉석에서 파악할 수도 있다.

또한 각 영업사원의 고객과의 거래과정을 최고경영자 또는 매입, 제도, 물류 등의 여러 관련 부 서가 노츠상에서 파악하게 됨으로써, 종래의 수주로부터 납품까지의 리드타임을 대폭적으로 단축 할 수 있다. 그리고 전자결재의 분야에서 프로젝트 관리기능을 이용함으로써, 즉시 결재가 가능하 게 되며, 그 외 생산공정의 관리 등에도 이용될 수 있다.

⑥ 내부업무관리

업무의 승인 또는 결재의 자동화를 위한 도구로서 이용될 수 있다. 예를 들어, 물품의 구입 또 는 출장신청 등의 경우 신청자는 노츠상의 형식에 기입한다. 이 신청서는 결재자에게 자동으로 전 달되어 결재 또는 미결처리 된다. 결재가 이루어진 유효한 신청서만은 다음의 결재 단계로 가고, 미결된 신청서는 신청자에게 되돌아온다.

그리고 회사내의 총무관계 연락 또는 사무처리를 효율적으로 처리하게 됨으로써, 처리에 걸리는 시간의 단축, 업무처리 부담의 경감 등 높은 효율이 기대된다. 또한 인사 등 각 사원에 대한 관련 사항도 모두 노츠를 이용해 처리할 수 있으며, 게시와 회람 등 서면에 의한 정보의 전달이 대폭적 으로 줄어들게 된다.

또한 노츠는 회의의 사전준비를 위한 토론의 장으로써 이용할 수 있다. 회의에 참가하는 구성원 은 미리 노츠상의 토론의 장에서 커뮤니케이션을 행함으로써 본회를 사전에 준비할 수 있으며, 해 결할 수 있는 것은 사전에 노츠상에서 끝마칠 수도 있다.

⑦ 재택근무

지면에 의한 사내연락 또는 총무.서무관계의 일반업무가 노츠에 의해 전자화 된다고 하는 것은 원격지로부터 사원에 대한 통제가 가능하게 됨을 의미한다. 필요한 커뮤니케이션과 사무처리도 노 츠의 화면에서 모두 가능하게 된다. 새로운 업무평가기준 등 관리를 위한 시스템마저 정비된다면, 노츠를 이용한 재택근무제도의 실시가 가능하게 된다.

그밖에 의료계에도 임상 또는 약제관련 정보, 새로운 검사 데이터 등 최신의 뉴스를 그룹웨어에 의해 광범위한 그룹이 공유하고 있는 경우도 있으며, 법무관계에 있어서도 과거 판례의 참조, 자 사의 계약업무의 관리 등에 활용하는 예도 있다.